Грамотная организация рабочего места помогает повысить производительность и эффективность работы, свести к минимуму отвлекающие факторы, побороть прокрастинацию, а также усилить ощущение общего удовлетворения в конце рабочего дня. В статье рассказываем об основных принципах организации рабочего места.
Главное — минимализм
Первым делом следует навести порядок на рабочем месте — убрать ненужные предметы, старые документы и оборудование, которым давно никто не пользуется. Важно провести уборку не только на столешнице, но и в ящиках.
В дальнейшем необходимо помнить о разумном минимализме и хранить на столе и в нем только действительно нужные для работы вещи, а все остальное убрать.
Эффективная планировка рабочего места
Чтобы рабочее пространство было максимально эффективным, необходимо разместить часто используемые предметы на расстоянии вытянутой руки и по возможности расставить все оборудование на столе максимально эргономично.
Также рекомендуется выполнить зонирование рабочего пространства, выделив отдельные зоны для работы за компьютером, с документами, для хранения расходных материалов. Такой подход позволяет оптимизировать деятельность и хранить предметы для выполнения определенных рабочих обязанностей в одном месте, сокращая время на их поиск.
Еще один действенный метод организации рабочего места — использование вспомогательных приспособлений для хранения всех необходимых вещей: полок, стеллажей, ящиков, шкафов, органайзеров для файлов, настольных лотков для документов. А планируя купить канцелярию, важно не забывать о приобретении и стаканчиков или подставок для размещения новых ручек и карандашей. Все контейнеры, полки и ящики рекомендуется маркировать, указывая информацию об их содержимом — такая маркировка минимизирует время на поиск нужных предметов и является гарантией того, что после использования все вещи будут возвращены на место.
Цифровая организация
Важно организовать цифровые файлы не менее тщательно, чем документы и другие рабочие бумаги. Для этого нужно создать логическую структуру папок, именовать все файлы и регулярно делать резервные копии важных данных.
После следует перейти к организации рабочей электронной почты. Рекомендуется поддерживать порядок в почтовом ящике, сортируя сообщения по папкам, регулярно удаляя спам и архивируя старые электронные письма. Для классификации писем стоит использовать метки и фильтры. А чтобы почтовый ящик не переполнялся, можно выделять определенное время для чтения новых писем.
Регулярная уборка рабочего места
Чтобы поддерживать на рабочем месте порядок, рекомендуется включить в распорядок дня легкую уборку, во время которой все вещи будут размещаться на отведенные им места. Это помогает сохранять рабочее пространство функциональным. Периодически следует проводить более тщательную уборку, выбрасывая ненужные вещи и удаляя неактуальные папки и файлы.
